digital Archive
개요
기록관 업무
기록관은 기관 내 처리과에서 기록을 생산할 때 일정한 수준이 유지되도록 분류기준표를 통해서 제어하며, 각 처리과에서 생산된 기록물의 정보를 생산현황의 취합을 통해서 유지하고, 이것을 토대로 기록물 처리에 대한 일정 및 방법 등 계획수립이 이루어지게 된다. 관리하는 정보를 통해서 영구 기록물관리기관으로의 이관과 서고 관리, 정보공개에 대한 대응, 보존기간 경과한 기록물에 대한 심의를 통한 폐기 등의 기록관리 전반의 업무가 이루어지게 된다.
기록관리 표준업무 처리도
![기록관리 표준업무 처리도. 다음 텍스트에서 자세한 주요업무를 확인할수 있습니다.](/Images/section/gbarchive/gbarchive04/archives_process_a.jpg)
기록물 관리 주요업무
주요연간계획 수립 및 편람 작성
- 기록관은 매년 해당 기록물의 수집, 보존, 매체수록 등 기록물 처리와 기록관 운영과 관련된 연간 계획을 수립하여야 하고, 세부적인 업무추진을 위한 편람을 작성하여야 한다.
주요 기록물 개요목록 작성
- 준영구이상 기록물 및 주요 기록물에 대한 단위업무별 또는 철별 개요목록을 작성하여 연구자 또는 일반 시민들의 열람 요청 시 참고 · 활용할 수 있도록 하여야 한다.
문서고 관리 및 정수점검
- 보존문서 처리과별 배치 및 정기적인 정수 점검
기록물 열람 및 대출관리
- 업무담당자 열람제공 및 대출 열람 및 대출대장 작성 관리
보유기록물 목록 관리
기록물등록대장의 분류등록사항 확인 및 작성
- 분류번호, 공개 여부 및 공개제한 쪽수 특수기록물여부 확인 특수목록 확인 및 작성
공식문서 이외의 영구 기록물관리기관 지정 중요기록물 등록 및 관리
- 주요직위자의 업무관련 메모, 일정표, 대화록 등이 대상
생산의무가 있는 주요 시청각 기록물 생산실태 확인 및 관리
- 단체장 인물사진, 국정활동 주요행사, 대규모공사 관련 주요 사건, 사고
회의록 작성 실태 점검 및 관리
- 회의록 작성 대상회의
- 대통령 또는 국무총리가 참석한 회의
- 차관급 이상의 주요 직위자가 참석하는 정당과의 업무협의를 위한 회의
영구 기록물관리기관의 장이 지정하는 회의는 회의록에 속기록 또는 녹음기록을 첨부하여야 함 - 주요정책 결정 및 조정을 목적으로 관계기관의 국장급 이상 공무원 3인 이상이 참석한 회의
- 회의록 작성
- 회의를 소집 또는 주관하는 공공기관에서 작성
- 회의명, 회의개최기관, 일시 및 장소, 참석자 및 배석자 명단, 회의 진행순서, 상정안건, 발언요지, 결정사항 및 표결 사항 등을 삭제
조사·연구·검토서 생산실태 확인 관리
- 법령 제·개정과 같은 주요 정책결정관련 조약, 협약, 협정 체결 관련 대규모 공사나 중요 인허가 관련
기록관 업무수행 평가
기록관리책임자 교육
- 기록물의 생산, 접수, 등록, 처리과 분류기준표, 정리, 보관, 이관, 간행물관리 등 처리과의 기록물 관리에 관한 교육 실시