영상기록관

기록관 업무

기록관은 기관 내 처리과에서 기록을 생산할 때 일정한 수준이 유지되도록 분류기준표를 통해서 제어하며, 각 처리과에서 생산된 기록물의 정보를 생산현황의 취합을 통해서 유지하고, 이것을 토대로 기록물 처리에 대한 일정 및 방법 등 계획수립이 이루어지게 된다. 관리하는 정보를 통해서 영구 기록물관리기관으로의 이관과 서고 관리, 정보공개에 대한 대응, 보존기간 경과한 기록물에 대한 심의를 통한 폐기 등의 기록관리 전반의 업무가 이루어지게 된다.

기록관리 표준업무 처리도

기록물 관리 주요업무

주요연간계획 수립 및 편람 작성

• 기록관은 매년 해당 기록물의 수집, 보존, 매체수록 등 기록물 처리와 기록관 운영과 관련된 연간 계획을 수립하여야 하고, 세부적인 업무추진을 위한 편람을 작성하여야 한다.

주요 기록물 개요목록 작성

• 준영구이상 기록물 및 주요 기록물에 대한 단위업무별 또는 철별 개요목록을 작성하여 연구자 또는 일반 시민들의 열람 요청 시 참고 · 활용할 수 있도록 하여야 한다.

문서고 관리 및 정수점검

• 보존문서 처리과별 배치 및 정기적인 정수 점검

기록물 열람 및 대출관리

• 업무담당자 열람제공 및 대출 열람 및 대출대장 작성 관리

보유기록물 목록 관리

기록물등록대장의 분류등록사항 확인 및 작성

• 분류번호, 공개 여부 및 공개제한 쪽수 특수기록물여부 확인 특수목록 확인 및 작성

공식문서 이외의 영구 기록물관리기관 지정 중요기록물 등록 및 관리

• 주요직위자의 업무관련 메모, 일정표, 대화록 등이 대상

생산의무가 있는 주요 시청각 기록물 생산실태 확인 및 관리

• 단체장 인물사진, 국정활동 주요행사, 대규모공사 관련 주요 사건, 사고

회의록 작성 실태 점검 및 관리

• 회의록 작성 대상회의
  • 대통령 또는 국무총리가 참석한 회의
  • 차관급 이상의 주요 직위자가 참석하는 정당과의 업무협의를 위한 회의
    영구 기록물관리기관의 장이 지정하는 회의는 회의록에 속기록 또는 녹음기록을 첨부하여야 함
  • 주요정책 결정 및 조정을 목적으로 관계기관의 국장급 이상 공무원 3인 이상이 참석한 회의
• 회의록 작성
  • 회의를 소집 또는 주관하는 공공기관에서 작성
  • 회의명, 회의개최기관, 일시 및 장소, 참석자 및 배석자 명단, 회의 진행순서, 상정안건, 발언요지, 결정사항 및 표결 사항 등을 삭제

조사·연구·검토서 생산실태 확인 관리

• 법령 제·개정과 같은 주요 정책결정관련 조약, 협약, 협정 체결 관련 대규모 공사나 중요 인허가 관련

기록관 업무수행 평가

기록관리책임자 교육

• 기록물의 생산, 접수, 등록, 처리과 분류기준표, 정리, 보관, 이관, 간행물관리 등 처리과의 기록물 관리에 관한 교육 실시